Envoyer automatiquement des rapports par e-mail¶
Un rapport enregistré peut être envoyé chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. La planification appartient au rapport ; ce n’est pas une règle temporelle générale de tickets. Un propriétaire de rapport actif, un daemon Qisutu en fonctionnement, un compte SMTP actif et une adresse e-mail système active sont nécessaires.
Préparer le rapport et la période¶
Dans Rapports, ouvrez un rapport qui vous appartient et que vous pouvez modifier. Vérifiez sa source de données, ses filtres, indicateurs et colonnes détaillées avec l’aperçu. Un rapport partagé en lecture seule doit éventuellement être copié comme rapport personnel.
Dans Automatic email delivery, cochez Enable automatic delivery, puis configurez :
Frequency : quotidien, hebdomadaire ou mensuel. L’envoi hebdomadaire demande aussi un jour de la semaine ; l’envoi mensuel utilise un jour de 1 à 28.
Send time : heure d’envoi. Le planificateur utilise l’heure locale du serveur ; vérifiez son fuseau horaire si les destinataires travaillent ailleurs.
Report period : filtres fixes, jour précédent, semaine précédente, mois précédent ou nombre de jours terminés.
Date field for the period : champ de date de la source auquel s’applique la période dynamique. Choisissez celui qui correspond au rapport, par exemple la date de création des tickets.
Previous week correspond à la semaine terminée, du lundi au dimanche. Last completed days se termine hier et accepte 1 à 365 jours ; la journée en cours est exclue. Avec Fixed filters from the report, les filtres enregistrés déterminent la période. Les autres filtres restent applicables aux périodes dynamiques. Supprimez les filtres de dates fixes contradictoires pour éviter un résultat vide inattendu.
Choisir les destinataires et formats¶
Sous Agent recipients, sélectionnez un ou plusieurs agents actifs disposant d’une adresse e-mail. Saisissez les adresses supplémentaires dans Additional email addresses, séparées par des retours à la ligne, virgules ou points-virgules.
Sélectionnez au moins un format sous Attachments : PDF, CSV d’analyse ou CSV détaillé. Plusieurs formats peuvent être activés ensemble. Le CSV d’analyse contient les résultats agrégés ; le CSV détaillé contient les lignes individuelles et colonnes sélectionnées. L’export CSV détaillé est limité à 50 000 lignes.
Le rapport est exécuté avec les droits de son propriétaire. Les pièces jointes générées sont envoyées aux destinataires configurés ; Qisutu ne génère pas automatiquement une version distincte filtrée selon les droits de chaque destinataire. Choisissez donc les destinataires, surtout les adresses supplémentaires, en fonction des données du rapport.
Enregistrer et contrôler l’envoi¶
Vérifiez l’aperçu, la période, les destinataires et les pièces jointes.
Enregistrez le rapport et sa planification.
Contrôlez Next delivery, Last delivery et Last status.
Après l’heure prévue, vérifiez la boîte du destinataire et, si nécessaire, le journal de communication.
Le daemon recherche régulièrement les rapports arrivés à échéance, environ toutes les 30 secondes dans cette version. L’envoi ne commence donc pas forcément à la première seconde de la minute choisie. Un journal empêche de retraiter la même exécution planifiée. Cela ne garantit pas la remise ultérieure par le serveur de messagerie externe.
Exemple : rapport hebdomadaire¶
Utilisez un rapport de tickets regroupé par file. Choisissez un envoi le lundi à 08:00, Previous week, le champ de date de création approprié, un destinataire de test, PDF et CSV d’analyse. Vérifiez d’abord l’aperçu ; après l’exécution, la période et les pièces jointes doivent correspondre à la semaine précédente terminée.
Erreurs et désactivation¶
Une planification active exige au moins un destinataire et un format. Une adresse supplémentaire ou une heure invalide empêche l’enregistrement. Un propriétaire inactif ou une configuration SMTP/adresse système manquante peut empêcher l’envoi. Vérifiez le dernier statut et l’erreur affichée plutôt que d’enregistrer plusieurs fois sans modification.
Pour arrêter les prochains envois, décochez Enable automatic delivery et enregistrez. Le rapport reste disponible pour les aperçus et exports manuels.
