Automatické odesílání reportů e-mailem

Uložený report lze odesílat denně, týdně nebo měsíčně. Plán patří k reportu; nejde o obecné časové pravidlo ticketů. Je potřeba aktivní vlastník reportu, spuštěný daemon Qisutu, aktivní SMTP účet a aktivní systémová e-mailová adresa.

Příprava reportu a období

V Reportech otevřete vlastní report, který smíte upravovat. Pomocí náhledu ověřte datový zdroj, filtry, ukazatele a sloupce podrobností. Sdílený report jen pro čtení může být nutné nejprve zkopírovat jako vlastní.

V Automatic email delivery zapněte Enable automatic delivery a nastavte:

  • Frequency: denně, týdně nebo měsíčně. Týdenní odesílání vyžaduje den v týdnu; měsíční používá den 1 až 28.

  • Send time: čas odeslání. Plánovač používá místní čas serveru; zkontrolujte časové pásmo, pokud příjemci pracují jinde.

  • Report period: pevné filtry, předchozí den, předchozí týden, předchozí měsíc nebo počet dokončených dnů.

  • Date field for the period: datumové pole zdroje, na které se vztahuje dynamické období, například datum vytvoření ticketu.

Previous week znamená dokončený týden od pondělí do neděle. Last completed days končí včerejškem a umožňuje 1 až 365 dnů; dnešek není zahrnut. U Fixed filters from the report rozhodují uložené filtry. Ostatní filtry platí i s dynamickým obdobím. Odstraňte protichůdné pevné datumové filtry, aby výsledek nebyl neočekávaně prázdný.

Výběr příjemců a formátů

V Agent recipients vyberte jednoho či více aktivních agentů s e-mailovou adresou. Další adresy zadejte do Additional email addresses, oddělené novými řádky, čárkami nebo středníky.

V Attachments vyberte alespoň jeden formát: PDF, analytické CSV nebo podrobné CSV. Lze zapnout více formátů. Analytické CSV obsahuje agregované výsledky; podrobné CSV vybrané jednotlivé řádky a sloupce. Podrobný CSV export je omezen na 50 000 řádků.

Report se provádí s právy svého vlastníka. Vygenerované přílohy jsou odeslány nastaveným příjemcům; nevytváří se automaticky samostatná verze filtrovaná podle práv každého příjemce. Příjemce, zejména dodatečné e-mailové adresy, proto vybírejte podle obsahu reportu.

Uložení a kontrola odeslání

  1. Zkontrolujte náhled, období, příjemce a přílohy.

  2. Uložte report včetně plánu odesílání.

  3. Ověřte Next delivery, Last delivery a Last status.

  4. Po plánovaném čase zkontrolujte schránku příjemce a případně komunikační protokol.

Daemon v této verzi kontroluje splatné reporty přibližně každých 30 sekund. Odesílání proto nemusí začít v první sekundě nastavené minuty. Protokol brání opětovnému zpracování stejného naplánovaného běhu. To nezaručuje následné doručení externím poštovním serverem.

Příklad: týdenní report

Použijte report ticketů seskupený podle fronty. Nastavte pondělí 08:00, Previous week, odpovídající pole data vytvoření, testovacího příjemce, PDF a analytické CSV. Nejprve zkontrolujte náhled; po běhu musí období a přílohy odpovídat dokončenému předchozímu týdnu.

Chyby a vypnutí

Aktivní plán vyžaduje alespoň jednoho příjemce a jeden formát. Neplatná dodatečná adresa nebo čas brání uložení. Neaktivní vlastník nebo chybějící SMTP/systémová adresa může zabránit odeslání. Zkontrolujte poslední stav a chybu místo opakovaného ukládání stejného nastavení.

Další automatická odesílání zastavíte vypnutím Enable automatic delivery a uložením. Report zůstane dostupný pro náhledy a ruční exporty.