Rapporten automatisch per e-mail verzenden¶
Een opgeslagen rapport kan dagelijks, wekelijks of maandelijks worden verzonden. Het verzendschema hoort bij het rapport en is geen algemene tijdregel voor tickets. Een actieve rapporteigenaar, een draaiende Qisutu-daemon, een actief SMTP-account en een actief systeem-e-mailadres zijn vereist.
Rapport en periode voorbereiden¶
Open onder Rapporten een eigen, bewerkbaar rapport. Controleer gegevensbron, filters, kengetallen en detailkolommen met de voorvertoning. Een gedeeld alleen-lezen rapport moet eventueel eerst als eigen rapport worden gekopieerd.
Schakel in Automatic email delivery de optie Enable automatic delivery in en stel in:
Frequency: dagelijks, wekelijks of maandelijks. Wekelijks vereist ook een weekdag; maandelijks gebruikt een dag van 1 tot 28.
Send time: verzendtijd. De planner gebruikt de lokale servertijd; controleer de tijdzone als ontvangers in andere tijdzones werken.
Report period: vaste filters, vorige dag, vorige week, vorige maand of een aantal afgesloten dagen.
Date field for the period: het datumveld van de bron waarop de dynamische periode wordt toegepast, bijvoorbeeld de aanmaakdatum van tickets.
Previous week is de afgesloten week van maandag tot zondag. Last completed days eindigt gisteren en ondersteunt 1 tot 365 dagen; vandaag telt niet mee. Bij Fixed filters from the report zijn de opgeslagen filters bepalend. Andere filters blijven ook bij een dynamische periode gelden. Verwijder strijdige vaste datumfilters om onverwacht lege resultaten te voorkomen.
Ontvangers en formaten kiezen¶
Selecteer onder Agent recipients een of meer actieve agenten met een e-mailadres. Voer aanvullende adressen in bij Additional email addresses, gescheiden door regeleinden, komma’s of puntkomma’s.
Kies bij Attachments minstens één formaat: PDF, analyse-CSV of detail-CSV. Meerdere formaten zijn mogelijk. De analyse-CSV bevat geaggregeerde resultaten; de detail-CSV de gekozen afzonderlijke rijen en kolommen. De detail-CSV-export is beperkt tot 50.000 rijen.
Het rapport draait met de rechten van zijn eigenaar. De resulterende bijlagen gaan naar de ingestelde ontvangers; er wordt niet automatisch per ontvanger een eigen, op diens rechten gefilterde versie gemaakt. Kies ontvangers en vooral aanvullende e-mailadressen daarom passend bij de rapportgegevens.
Opslaan en verzending controleren¶
Controleer voorvertoning, periode, ontvangers en bijlagen.
Sla het rapport met het verzendschema op.
Controleer Next delivery, Last delivery en Last status.
Controleer na het geplande tijdstip de ontvangende mailbox en zo nodig het communicatielogboek.
De daemon controleert verschuldigde rapporten regelmatig, in deze versie ongeveer iedere 30 seconden. Verzending hoeft dus niet in de eerste seconde van de ingestelde minuut te beginnen. Een verzendlogboek voorkomt herverwerking van dezelfde geplande uitvoering. Dit garandeert niet de latere bezorging door de externe mailserver.
Voorbeeld: weekrapport¶
Gebruik een ticketrapport gegroepeerd per wachtrij. Kies wekelijkse verzending op maandag om 08:00, Previous week, het juiste aanmaakdatumveld, een testontvanger, PDF en analyse-CSV. Controleer eerst de voorvertoning; na uitvoering moeten periode en bijlagen bij de afgesloten vorige week horen.
Fouten en uitschakelen¶
Een actief schema vereist minstens één ontvanger en één formaat. Een ongeldig aanvullend adres of tijdstip verhindert opslaan. Een inactieve rapporteigenaar of ontbrekende SMTP-/systeemmailconfiguratie kan verzending verhinderen. Controleer status en foutmelding in plaats van hetzelfde schema steeds opnieuw op te slaan.
Schakel Enable automatic delivery uit en sla op om verdere automatische verzending te stoppen. Het rapport blijft beschikbaar voor voorvertoningen en handmatige exports.
