Berichte automatisch per E-Mail versenden¶
Ein gespeicherter Bericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich versendet werden. Der Versandplan gehört zum Bericht; er wird nicht als allgemeine Ticket-Zeitregel angelegt. Voraussetzung sind ein aktiver Berichtsbesitzer, ein laufender Qisutu-Daemon sowie ein aktives SMTP-Konto und eine aktive System-E-Mail-Adresse.
Bericht und Zeitraum vorbereiten¶
Öffnen Sie unter Berichte einen eigenen, bearbeitbaren Bericht. Prüfen Sie Datenquelle, Filter, Kennzahlen und Detailspalten mit der Vorschau. Ein nur lesbar geteilter Bericht muss gegebenenfalls zunächst als eigener Bericht kopiert werden.
Im Bereich Automatischer E-Mail-Versand aktivieren Sie Automatischen Versand aktivieren. Stellen Sie anschließend die folgenden Werte ein:
Intervall: täglich, wöchentlich oder monatlich. Bei wöchentlichem Versand kommt der Wochentag hinzu, bei monatlichem Versand ein Tag von 1 bis 28.
Versandzeit: gewünschte Uhrzeit. Der Scheduler verwendet die lokale Serverzeit; kontrollieren Sie die Zeitzone des Servers, wenn Empfänger in anderen Zeitzonen arbeiten.
Berichtszeitraum: feste Filter, vorheriger Tag, vorherige Woche, vorheriger Monat oder eine Anzahl abgeschlossener Tage.
Datumsfeld für den Zeitraum: das Datumsfeld der gewählten Datenquelle, auf das der dynamische Zeitraum angewendet wird. Die Auswahl muss zum Bericht passen, beispielsweise zum Erstellungsdatum der Tickets.
Vorherige Woche meint die abgeschlossene Woche von Montag bis Sonntag. Letzte abgeschlossene Tage endet mit dem gestrigen Tag und erlaubt 1 bis 365 Tage; der laufende Tag gehört nicht dazu. Bei Feste Filter aus dem Bericht bleiben die gespeicherten Berichtsfilter maßgeblich. Auch beim dynamischen Zeitraum wirken die anderen Filter weiter. Entfernen Sie widersprüchliche feste Datumsfilter, damit die Ergebnismenge nicht unbeabsichtigt leer wird.
Empfänger und Dateiformate auswählen¶
Wählen Sie unter Agenten als Empfänger einen oder mehrere aktive Agenten mit E-Mail-Adresse. Zusätzliche Adressen tragen Sie unter Weitere E-Mail-Adressen ein, getrennt durch Zeilenumbrüche, Kommas oder Semikolons.
Unter Anhänge wählen Sie mindestens ein Format: PDF, Analyse-CSV oder Detail-CSV. Mehrere Formate dürfen gleichzeitig aktiviert sein. Eine Analyse-CSV enthält die Auswertung, eine Detail-CSV die ausgewählten Einzelzeilen und Spalten. Der Detail-CSV-Export ist auf höchstens 50.000 Zeilen begrenzt.
Der Bericht wird mit den Rechten seines Besitzers ausgeführt. Die daraus erzeugten Anhänge werden an die konfigurierten Empfänger gesendet; es entsteht nicht für jeden Empfänger automatisch eine eigene, nach dessen Rechten gefilterte Auswertung. Wählen Sie Empfänger und insbesondere zusätzliche E-Mail-Adressen deshalb passend zum Inhalt des Berichts.
Speichern und Versand kontrollieren¶
Kontrollieren Sie Vorschau, Zeitraum, Empfänger und Anhänge.
Speichern Sie den Bericht einschließlich Versandplan.
Prüfen Sie Nächster Versand, Letzter Versand und Letzter Status.
Kontrollieren Sie nach dem Termin das Empfängerpostfach und gegebenenfalls das Kommunikationsprotokoll.
Der Daemon prüft fällige Berichte regelmäßig, im vorliegenden Stand etwa alle 30 Sekunden. Ein Versand muss deshalb nicht exakt in der ersten Sekunde der eingestellten Minute erfolgen. Ein Versandprotokoll verhindert die erneute Verarbeitung desselben geplanten Laufs. Das ist keine Garantie für eine spätere Zustellung durch den externen Mailserver.
Beispiel: Wochenbericht¶
Verwenden Sie einen Ticketbericht mit Gruppierung nach Queue. Wählen Sie wöchentlichen Versand am Montag um 08:00, Vorherige Woche, das passende Erstellungsdatumsfeld, einen Testempfänger sowie PDF und Analyse-CSV. Prüfen Sie zuerst die Vorschau; nach dem geplanten Lauf müssen Zeitraum und Anhänge zur abgeschlossenen Vorwoche passen.
Fehler und Deaktivierung¶
Ein aktiver Versandplan benötigt mindestens einen Empfänger und ein Anhangsformat. Ungültige zusätzliche Adressen oder eine ungültige Uhrzeit verhindern das Speichern. Ein inaktiver Berichtsbesitzer sowie fehlende SMTP- oder System-E-Mail-Konfiguration können den Versand verhindern. Prüfen Sie den letzten Status und den angezeigten Fehler, statt den Plan mehrfach unverändert zu speichern.
Zum Beenden weiterer automatischer Sendungen entfernen Sie Automatischen Versand aktivieren und speichern. Der Bericht bleibt für Vorschau und manuelle Exporte erhalten.
