Prozesse nach einer Formularübermittlung starten

Ein Kundenformular oder öffentliches Webformular kann mit einer aktiven Prozessvorlage aus KimProcesses verbunden werden. Nach erfolgreicher Ticketanlage startet Qisutu diese Vorlage automatisch. Die Formulare selbst bleiben eine Kernfunktion; die Prozessausführung benötigt das Zusatzmodul.

Voraussetzungen und Auswahl

KimProcesses muss installiert, aktiv und in seinen eigenen Einstellungen eingeschaltet sein. Außerdem muss eine aktive Prozessvorlage existieren. Nur unter diesen Voraussetzungen ist die Vorlagenauswahl im Formular nutzbar. Fehlt der Abschnitt vollständig, prüfen Sie zuerst den Modulstatus und die Einstellungen, nicht die Sprachwahl des Formulars.

1. Öffnen Sie unter Administration → Formulare das gewünschte Kunden- oder Webformular.

2. Prüfen Sie wie bisher Ziel-Queue, Formulartexte, Felder und Kundenfreigaben beziehungsweise öffentliche Einbettung.

3. Wählen Sie unter Prozess automatisch starten die passende aktive Vorlage aus.

4. Speichern Sie das Formular.

5. Übermitteln Sie das Formular mit einem Testkontakt und vollständig ausgefüllten Pflichtfeldern.

6. Öffnen Sie das erzeugte Ticket und prüfen Sie die gestartete Prozessinstanz beziehungsweise deren Ergebnis in KimProcesses.

Mit Keinen Prozess starten bleibt es bei der normalen Ticketanlage. Die Konfiguration eines vorhandenen Formulars startet keine Prozesse rückwirkend für dessen bereits erzeugte Tickets.

Was bei einem Prozessfehler geschieht

Ticketanlage und Prozessstart sind nicht dieselbe Erfolgsmeldung. Scheitert der Prozessstart oder der erste Prozessschritt, bleiben das bereits angelegte Ticket und die normale Formularbestätigung erhalten. Qisutu legt eine interne Notiz mit Prozessname und Fehler an. Der Kunde muss das Formular deswegen nicht erneut absenden.

Prüfen Sie am Ticket den internen Artikel Automatischer Prozessstart fehlgeschlagen und anschließend die betreffende Vorlage und Modulkonfiguration. Eine deaktivierte oder nicht verfügbare KimProcesses-Installation startet keinen Prozess. Die konkrete Gestaltung der Prozessschritte erfolgt im Zusatzmodul und wird nicht durch das Qisutu-Formular definiert.

Formularanhänge und Standard-Tickets

Kunden- und Webformulare unterstützen mehrere Anhänge. Die konfigurierten Größenlimits gelten auch hier; eine Datei über dem zulässigen Limit muss vor erneutem Absenden entfernt oder verkleinert werden.

Unter Systemeinstellungen erlaubt Standard-Ticket zusätzlich zu Formularen bei Bedarf weiterhin die normale Kunden-Ticketerstellung neben den individuellen Kundenformularen. Diese Option aktiviert keine Prozessvorlage für das Standard-Ticket: Der automatische Start ist an das konfigurierte Formular gebunden.